Município paulista formou uma base de 17 mil fornecedores nacionais e a redução de custos nas compras já chega a 30%
Localizada no interior do Estado de São Paulo, com uma população estimada em 367.289 habitantes, a cidade de Piracicaba adotou a plataforma de compras eletrônicas Paradigma WBC, em abril de 2008, para otimizar o trabalho do setor de Compras e aumentar o número de fornecedores participantes das licitações, obtendo assim uma redução de custos nas compras do município.
Retorno do investimento alcançado no primeiro mês
No primeiro mês de utilização, o município alcançou o retorno do investimento ao economizar nas compras feitas por meio da nova plataforma. Outra vantagem apontada pela diretora de Compras do município, Angelina Alanis, foi à possibilidade de efetuar com agilidade e elevada produtividade compras de itens de baixo valor, mas de grande movimentação. O volume desse tipo de compra é grande e a equipe de compras apresentava dificuldade em encontrar um número razoável de fornecedores para atender essas demandas na expectativa de tempo dos requisitantes.
“Antigamente, enviávamos solicitações de orçamento para esses itens de menor valor, por email ou fax. Agora, também podemos fazer compras diretas na plataforma, alcançando um número maior de fornecedores, que concorrem entre si. Hoje, 100% das compras do município são feitas pela plataforma e a redução de custos já chega a 30%, em comparação ao cenário anterior”, afirma Angelina.
Aumento de fornecedores regionais fortalece a economia local
O setor de compras da cidade avaliou no mercado as ferramentas disponíveis e optou pela Paradigma, após observar as melhorias que a plataforma já estava oferecendo para outros grandes municípios de São Paulo, Estados e entidades públicas federais e estaduais brasileiras. “A implementação foi bastante rápida. Em 30 dias, os consultores da Paradigma customizaram a plataforma de acordo com nossas necessidades e treinaram nossos usuários”, comenta.
Atualmente, a cidade conta com 17 mil fornecedores em sua plataforma de compras, com significativa ampliação da participação de fornecedores locais, principalmente, nas compras diretas, em que já figuram como a maioria. “Como a disputa de preço num portal de compras eletrônicas é aberta, os fornecedores podem avaliar os preços dos concorrentes e oferecer a melhor proposta”, diz Angelina, explicando que a ampliação da participação de fornecedores locais aumenta a circulação da economia regional, cria empregos e renda na base de influência política do município e ainda promove a inclusão digital de empresas e cidadãos preparando-os para competir globalmente.
Conforme apurado pela Paradigma, entre seus mais de 50 portais de compras eletrônicas em operação, quando uma empresa ou entidade pública utiliza uma solução de portal próprio, fortalece sua cadeia de abastecimento regional, além de reduzir custos e tempo de entrega, com ganhos em segurança logística.
Isso não acontece quando são utilizados os serviços de um marketplace, mesmo que gratuito, que transfere riqueza e renda geradas pelo poder de compra regional, deixando de desenvolver e fortalecer a economia local, quando mais de 50% dos processos de compra são habitualmente atendidos por empresas distantes da área de influência geográfica e política da unidade compradora.
Plataforma atende a demanda de 19 secretarias e 1 instituto de planejamento do município
A diretora conta que, antes da nova ferramenta, sua equipe utilizava um sistema de compras fechado, com um número restrito de fornecedores, sem a possibilidade de convidar novos participantes ou de obter relatórios gerenciais. Outra dificuldade estava no tempo levado para conclusão de uma compra. “Para uma lista de remédios que, normalmente, possui um número grande de itens, levávamos até uma semana para concluir a compra, pois a ferramenta antiga só permitia a licitação de um item de cada vez”, diz Angelina.
A plataforma Paradigma WBC libera a compra de vários itens ao mesmo tempo, o que permite à área de Compras assumir também os processos de compras das 19 secretarias e 1 instituto de planejamento do município, e efetuar a demanda atual do município de cerca de 220 licitações mensais, que já movimentam cerca de R$ 106,8 milhões negociados pelo portal.
Prefeitura colabora com evoluções na ferramenta
Uma grande vantagem apontada pela diretora é o fato da Paradigma incentivar a colaboração dos usuários na ferramenta. Duas vezes por ano, todos os clientes da plataforma se reúnem para discutir como a ferramenta pode ser evoluída, dividindo seu conhecimento com a empresa e profissionais usuários do setor.
“Fazer parte do conselho de usuários da plataforma permite uma troca de experiência excelente, pois conversamos com pessoas que vivenciam situações parecidas e que podem dar ideias e soluções interessantes para melhorar nosso trabalho”, diz a diretora.
De acordo com Andréa Boudeville, Presidente da Paradigma, este Conselho de Usuários vem ajudando a empresa a aperfeiçoar o pioneiro portal ClicBusiness, que automatiza serviços e conecta centenas de unidades compradoras de diferentes portais de compra associados para colaboração em sourcing direto (busca de fornecedores) e indireto (republicação da demanda para captura de solicitação de atendimento de uma banco de mais de 60 mil fornecedores). Esse serviço reduz risco administrativo dos gestores públicos com relação à lei da transparência e de responsabilidade fiscal.
“O Conselho de Usuários também colabora com a Paradigma para a geração de informações cadastrais atualizadas e na identificação das categorias de produto e serviços que cada fornecedor atende, além da geração de dados sobre a experiência e reputação dos fornecedores, informadas pelos portais da comunidade ClicBusiness”, afirma Andréa. O ClicBusiness oferece aos fornecedores cadastrados, login e usuários únicos para acesso a todos os portais que estejam credenciados, com significativo ganhos de produtividade e competitividade para administração da demanda consolidada de todos portais numa única interface.
Angelina também explica que essa aproximação com o fornecedor da plataforma traz maior segurança aos usuários. “Percebemos que nossos colaboradores sentem-se mais seguros ao utilizar uma ferramenta que eles ajudaram a conceber, além de ser totalmente amigável”, explica.
Essa facilidade na utilização também é percebida entre os fornecedores do município. Segundo Angelina, antigamente, sua equipe precisava falar diretamente com a empresa fornecedora para tirar dúvidas sobre preços ou explicar o processo de licitação. “Agora, conseguimos alimentar e customizar a plataforma de acordo com as necessidades de cada licitação, facilitando o acesso dos fornecedores a qualquer informação”, finaliza Angelina.
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